Подесување на односот помеѓу претпоставениот и деловниот асистент

Кога почнувате да работите со нов претпоставен потребно е да направите свесна одука за планирање на успешна соработка. Тоа претпоставува состанок, со него или неа, на кој ќе одлучите на кој начин сакате да работите заедно и ќе го започнете процесот на запознавање еден со друг. Секој ваков однос варира од компанија до компанија и затоа е потребно да ги договорите параметрите и рамките на прифатливо однесување и што е она што го очекувате еден од друг.

Од огромно значење е континуирано да комуницирате и со претпоставениот и со колегите. Единствениот начин да успеете ефективно работно да соработувате е да ги знаете и разбирате „правилата и бариерите“ кои ги имате поставено еден за друг. Овие може да варираат во различни ситуации и затоа континуираната комуникација е клучот.

Учтиво кажете му на претпоставениот што очекувате од него, разговарајте за тоа што тој го очекува од вас и настојувајте да ги надминете тие очекувањата. Бидете на чисто со неговите очекувања и запишете се што очекува од вас, кога и како. Ова е важно за да не заборавите, но исто така, доколку отсуствувате од работа, од било која причина, некој друг да може да ги види забелешките за начинот на извршување на одредено барање или процедура и да знае што треба да направи за да ве замени.

Разговарајте како информациите ќе бидат проследувани и како ќе се носат одлуки. Како вашиот претпоставен сака да се справува со меиловите, документите и писмата пратени по пошта, телефонските повици, евиденцијата на работењето и клиентите? Ќе можете ли да закажувате состаноци пред прво да го прашате претпоставениот?

Може да предложите начин на работење за кој сметате дека е особено ефективен од ваше претходно искуство. Прашајте го претпоставениот кои ваши вештини, знаење или искуство сметал дека ќе помогнат кога ви ја понудил работата, за да можете да ја надополните неговата замисла и очекувања.

Дознајте што го мотивира претпоставениот, кои се неговите критериуми, што го вознемирува, што му прави стрес, какви преференции има, што може да помогне за да се надминат различните расположенија кои може да ги има, дали може да биде контактиран за време на викенди, празници и сл.

Во рамки на ваквиот состанок за утврдување на параметрите на заедничкото работење, дајте му до знаење доколку има некои денови кога дефинитивно не можете да останете покасно на работа - на пример, доколку ги носите децата на курсеви, некакви активности или поради други ваши приватни причини. Ова е важно да го знае претпоставениот за да може однапред да го организира своето време имајќи ги во предвид ваквите информации во врска со вас. Запомнете да го потсетите на денот кога треба да заминете во точно определено време.

Разговарајте како би можеле да помогнете во случај претпоставениот објективно да има премногу работа.

Што имаат изјавено еден асистент и претпоставен:

„Нашата соработка успева бидејќи инвестираме време и енергија за да успее. Ние споделуваме исти вредности - доверба, отвореност, искреност, коректност. Се трудиме да одржуваме баланс помеѓу семејствата и работата. Клучот е во флексибилноста, толеранцијата и соработката.“

Дозволете си ова да биде и вашиот клуч за успешна соработка како асистент и претпоставен.

Автор: Теодор Алексов (Македонија),

еден од најдокажаните тренери за личен развој и корпоративни комуникации, говорник на Втората конференција за извршни асистенти, офис менаџери и деловни координатори во организација на Triple S Group