Вештини за проактивно и успешно управување со набавките

Карактеристично за секоја криза, односно рецесија, е намалувањето на побарувачката. Намалената побарувачка доведува до пад на профитот и покрај тоа што трошоците се непроменети.

Единствен начин да се задржи постојниот профит е намалување на трошоците со иста па дури и намалена побарувачка (продажба). За да се постигне ова, логичен заклучок на врвниот менаџмент е намалување на трошоците, а најголема улога имаат професионалците во набавниот сектор.

Во услови на рецесија, тимот на набавка секојдневно се соочува со разновидни предизвици со кои мора да се справува. Од тие причини, потребни им се вештини како што се проактивноста, одредување на вистинските цели, одредување на приоритети и делегирање, поставување на оптимални решенија  во работењето со партнерите и комуникација без конфликти. Сите тие вештини ќе им помогнат да ги остварат очекувањата кои се пред нив.

Една од петте универзално прифатени и применливи вештини кои се темелат на основните начела на човечката и менаџерската ефикасност и успешност е проактивноста во процесот на набавка. Затоа, доколку ги промениме нашите парадигми би биле поуспешни и поефикасни.

Проактивност во процесот на набавка

Една од најважните карактеристики на успешен менаџер во набавките е да не се препушти на струјата која го влече, да не ги пропушта бизнис можностите кои настануваат и сам да влијае врз сопствениот живот и врз она што се случува. За да знаеме што сакаме и каде одиме во секој момент мора да поседуваме цврста поддршка и јасна визија. Проактивните луѓе ја поттикнуваат вредноста. Доколку имаат установен цврст систем на темелни вредности мошне лесно се добива одговор на прашањето Во која насока се движиме или Што е подобро за мене и мојата компанија?

Проактивните менаџери ги усогласуваат своите приватни и приоритетите на одделот за набавка  со приоритетите на компанијата. Исто така, можат да го прошират кругот на своето влијание и на тој начин да ги променат работите. Еден начин на ширење на влијанието е активна комуникација со околината и презентирање на резултатите на набавниот сектор. Во таа смисла, од особено значење е начинот на комуникација на професионалците во набавниот сектор со своите претпоставени.  Ефективната комуникација со извршните директори ја зголемува свеста за важноста на набавката. Искористете ја секоја интеракција како чекор за остварување на наклонетост на менаџментот и ускладување на своите напори со нивните и ќе си помогнете себеси, на својот менаџмент и на својата компанија. Еве неколку совети:

Ефективната комуникација со извршните директори е потребна за да се зголеми свеста на синџирот на вредност. Затоа искористете ја секоја интеракција како чекор во управување и координирање на своите напори со нив и на тој начин ќе си помогнете, вашето лидерство и вашата компанија. Еве неколку совети:

Знајте што треба да му комуницирате на менаџментот, а за да го остварите тоа потребно е да ги знаете нивните стратешки цели и иницијативи. Прашувајте ги за нивните цели! Прашањата покажуваат дека сакате да се усогласите со нив. Ускладете ги своите цели и целите на одделот за набавка со нивните стратешки цели.

Бидете подготвени – Имајте детално и точно испланирани информации за Вашите трошоци, Вашите добавувачи и состојбата  на пазарот. Никогаш не може да знаете кога ќе добиете прилика да разговарате со Вашиот извршен директор.

Говорете го нивниот јазик – Секојдневно презентирајте ги барањата за ресурсите или поддршката со јасна заложба за остварување одредена вредност („ Доколку ми дозволите X, јас ќе Ви вратам со Y“)

Разумно користење на времето – Не навлегувајте во детали кога презентирате на претпоставените во Вашиот оддел. Својата презентација фокусирајте ја на начинот како набавката може да ја зголеми вредноста и да креира конкурентска предност за компанијата. Бидете концизни и релевантни.

Користете визуелни алатки – Често, најбрз начин да ја пренесете Вашата порака е преку слики, табеларни пресметки со споредби или графикони со тренд линија.

Автор: Антонио Зрилиќ (Хрватска),

водечки регионален ревизор и експерт во областа на едукација и развој на  менаџментот за логистика и набавка. 

Предавач на обуката „Управување со набавки”

www.tsl.mk