Не е важно колку многу обврски имате, научете ефикасно да ги завршувате

Дали ви се случува при крајот на работниот ден да ви останат обврски кои што не сте успеале да ги завршите иако сте работеле со полн интензитет?

Јас на пример, неретко се наоѓам во ситуација каде по завршување на работното време ми остануваат невозвратени бизнис повици, задачи кои треба да се делегираат, неизменаџирани лични обврски во целост, непроследени мејлови докрај, недовршени презентации кои создаваат дополнителен стрес и нервоза.

Се чувствуваме фрустрирани бидејќи секоја активност или обврска која не е  завршена докрај и се пролонгира за во иднина, се трудиме да не ја заборавиме, а од друга страна сме и конфузни бидејќи не знаеме често на која активност да и дадеме приоритет.

Без разлика колку добро сме концентрирани кон извршување на задачите нешто секогаш ни го поместува фокусот.

Истражувањата покажуваат дека главните виновници за ваквиот тип на неорганизираност најчесто се класифицираат во три групи:

Прекинувачи/дистрактори: Сигурно ви се случило одредена стандардна задача да ви одземе повеќе време за реализација од вообичаеното токму поради честите прекинувања од типот на смс порака, телефонски повик од пријателите, неформален разговор на колегите или пак итна молба.

Неефикасен организационен систем: Дефокусираност од обврските кои го бараат нашето внимание. Нејасно дефинирани задачи, лошо планирање се карактеристични за ваков тип однесување.

Лоша приоретизација: Искуството покажува дека одговорностите кои ни се полесни за реализација ги правиме веднаш, односно ги рангираме како приоритетни иако не се со голема итност, додека пак комплексните свесно ги одложуваме најчесто поради недоволно знаење или пак едноставно не ни се допаѓаат.

Потребна ни е метода или поинаку кажано, систем кој што ќе го минимизира влијанието на т.н. дистрактори и ќе води кон поголемо и подобро себеменаџирање.

Методот, кој подолу ви го презентирам, ќе ни помогне како да се организираме подобро и да останеме продуктивни. Можеби ви се чини дека е комплицирано да се изведе, но основата е едноставна. Целта е ефикасно завршување на задачите со помалку напор.

Чекор 1: Добивате задача

Чекор 2: Дефинирајте ја задачата/обврската според ранг и приоритет (важна, неважна, итна, помалку итна итн.)

Чекор 3: Утврдете дали задачата бара соодветна итна акција од наша страна? Доколку одговорот е негативен, тогаш зададената обврска ја класифицираме како можна за реализација во иднина. Во случај кога одговорот е позитивен следува:

Чекор 4: Утврдете дали се потребни помалку од 2 минути за извршување на задачата? Ако одговорите со ДА , тогаш завршете ја веднаш, во спротивно:

Чекор 5:

А. Делегирајте ја обврската доколку сметате дека другите имаат капацитет да ја завршат и на крајот контролирајте.

Б. Ако пак сте сигурни дека вие сте личноста која треба да преземе одговорност за исполнување на задачата, тогаш:

Запишете ја во вашиот неделен календар на активности со точно дефинирана дата или,

Запишете ја како дневна активност за реализација веднаш по завршување на тоа што го работите во моментот.

Кога во иднина вашиот менаџер, колега, соработник, добавувач, ќе ве изненади со некоја нова активност за реализација во момент кога работите на друг проект нема да има потреба да се стресувате или да се трудите да не ја заборавите задачата за подоцна.

Сега имате алатка која ќе ви овозможи да ја ставите во систем, односно, да ја организирате секоја следна задача побрзо и поефикасно.

Со успех во промените
Надица Чесмаџиска
Член на тимот
МАКЕДОНИЈА-ЕКСПОРТ Консалтинг
www.macedonia-consulting.com
www.macedonia-export.com