Офис менаџер - пренагласено име на функција или функција?

Многу често, опкружен со менаџери, како што претпочитаат да кажат едни за други, големи и мали, слушам колку им е и колку не им е значајна позицијата на секретарката која ја вработиле. Се прашувам, зошто ја вработивте оваа личност доколку сметате дека не е значајна позицијата. Од друга страна пак некои од нив велат: „Преголема е платата која и ја давам на секретарката за да седи цел ден на биро и да прифаќа повици.“

Споредено со светските трендови ќе речам дека веројатно сеуште само кај нас се користи масовно терминот секретарка кој можеби е оправдан доколку навистина таа личност е само тоа и ништо повеќе.

Имено најновите светски трендови кои се прифатени само во некои поразвиени компании кај нас, ја креираа позицијата на деловен асистент или офис менаџер при што направија значаен напредок на функцијата на секретарката. Внимавајте, не се случи само промена на терминот, туку се додадоа соодветно и дополнителни обврски, одговорности и потребни квалификации за да се заземе една таква одговорна позиција.

Што имено значи деловен асистент или офис менаџер? Кој си зеде за право да од секретарки така одеднаш ги унапреди сите во деловни асистенти т.е. во менаџери, офис менаџери? Зарем имаше потреба од такво нешто?

Апсолутно, самата потреба наметна да секретарките добијат преквалификација и да истите станат деловни асистенти т.е. офис менаџери. Оваа позиција како што и претходно споменав подразбира не само промена на терминологијата туку секако и надополнување на обврските, одговорностите, правата и по некој логичен след и наградите.

Деловниот асистент, говориме за професионалниот офис менаџер, е личност која треба да има изградено вештини за добра организација на сопствените активности и секако следење на активностите на својот претпоставен, потребно е да има вештини за одлична организација на сопственото време, одлично развиени комуникациски вештини и способност за комуникација со различни типови на личности, одлични вештини за Документ менаџмент како и одлична меморија за сите настани кои се случиле во текот на денот а за кои треба да поднесе извештај. И од секоја активност која треба да ја направи еден професионален деловен асистент се повлекуваат дополнителни активности, треба да знае да напише одличен извештај, треба да биде способен да организира одличен состанок, треба да знае да креира краток запис од секој состанок (Minutes Of Meeting) итн.

Секој деловен асистент главно треба пред се да ги има предиспозициите да ја работи оваа функција, а останатите активности и вештини се стекнуваат полека низ работа. Имено не треба да се маргинализираат обврските на деловните асистенти во организациите, напротив, треба да се согледа вредноста во овие личности, да им се креираат услови за работа како и услови за само унапредување на знаењата и способностите преку нови стекнати искуства со текот на работењето како и опција за до-едукација и доквалификување на нивните вештини преку најразлични тренинг програми.

Деловните асистенти се оние луѓе во организацијата кои се од комплетна доверба на менаџерите на компанијата и знаат многу деловни тајни како за компанијата така и за менаџерите кои ги застапуваат.

Во светот на бизнисот деловните асистенти и офис менаџерите се и те како важна личност во организацијата и она што особено ме радува е тоа дека кај нас во Македонија како и во регионот, трендот на зголемување на важноста на функцијата е во одличен подем.

Деловниот асистент, е личност која располага со времето на својот претпоставен, менаџерот, личност која располага во одредени моменти со интегритетот и достоинството на својот претпоставен. Замислете два важни состанока организирани од страна на деловниот менаџер во исто време и на исто место, зарем нема тоа да влијае на угледот на менаџерот?

Како заклучок можам да истакнам дека функцијата на деловен асистент т.е. офис менаџер треба да биде функција на која во компаниите во иднина и те како ќе и се посветува вниманието и која што никогаш нема да биде премногу платена со оглед на одговорностите кои ќе ги има и информациите кои ќе ги знае.

Павле Зимбаков (Македонија)

еден од најбараните долгогодишни експерти за личен и професионален развој,

говоник на Втората конференција за извршни асистенти, офис менаџери и деловни координатори во организација на  Triple S Group